בקרה עסקית
פעמים רבות מתייחסים בעלי עסקים קטנים להנהלת חשבונות כאל "רע הכרחי" ומסתפקים בהעברת שקית מסמכים למשרד רואה החשבון או יועץ המס שלהם מבלי להתעניין בתוצאותיהם העסקיות.
מצב זה אינו בריא ויוצר לעיתים פער הולך וגדל בין מצבו של העסק בפועל לבין התדמית המצויה בראשו של בעל העסק.
המלצתי היא, לכל בעל עסק, לבצע בקרה עסקית מובנית בתוך מהלך הפעילות השוטפת של העסק. וזאת על בסיס שני מסדי נתונים פשוטים וידידותיים:
הראשון הוא, כמובן, דוחות כספיים (בעיקר דו"ח רווח והפסד) אשר יופקו מתוך הנהלת החשבונות. את הדוחות יש להשוות לתקופה דומה בשנה קודמת ולשאוב מתוכם מידע על היקף מכירות, שיעור הרווח הגולמי, בדיקת רמת הוצאות כלליות וכן רמת ההוצאות ליחידת מוצר או שרות.
השני יהיה מספר דו"חות ניהוליים אשר אינם נדרשים ע"פ החוק אולם חשיבותם לבעל העסק לא יסולא בפז. דו"חות אלו נותנים בעיקר מידע על המצב הפיננסי העכשווי של העסק ויכולים לסייע לנו לתכנן טוב יותר את העתיד הקרוב.
את מקורות הנתונים ניתן לקבל ממערכת הנהלת חשבונות, נתונים פיסיים מהעסק וממערכות מקבילות כגון חשבון הבנק.
מס' דו"חות מומלצים:
- דו"ח תזרים מזומנים מנהלי המהווה בעצם תחזית פיננסית למה שצפוי להתרחש בחשבון הבנק של העסק.
- דו"ח עלויות שכר עבודה לעובד.
- דו"ח חובות לקוחות.
- מעקב תשלום לספקים
- דו"ח הוצאות כלליות (כלי רכב, טלפונים, ביטוח)
מומלץ להימנע מדו"חות ארוכים ומסורבלים. יש לערוך דו"חות קצרים ולהישמר מטעויות.
והדבר החשוב ביותר הוא להפיק לקחים - יש לקרוא את הדוחות בעיון, לבדוק לעומק כל שינוי מהותי ו/או כל נתון הנראה בעייתי שכן זיהוי הבעיה במועד הוא הצעד הראשון לפתרון.
גילוי הבעיה ופתרונה בהווה תמנע את הנזק שיכל להיגרם לעסק בעתיד!!!
.jpg?id=9903122)
בקרה עסקית